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¿Qué debes tener en cuenta antes de alquilar una impresora? – 6 puntos a tener en cuenta

Si estás interesado en alquilar una impresora profesional, deberás tener en cuenta estos 7 factores que, con certeza, te ayudarán a tomar la decisión más acertada:

1. ¿Impresora sencilla o multifunción?

Sin lugar a dudas, la mejor opción siempre es la multifunción ya que, todas las funciones básicas necesarias en una oficina, están integradas en un sólo equipo. Utilidades como el escáner, fotocopiadora, gestión documental, fax, wifi, email, lectores de USB, posibilidad de imprimir a doble cara, unificadas en un sólo terminal reemplazando a cuatro equipos a la vez, ocupando menos espacio y utilizando menos cables. Con la impresora multifunción aumentarás rápidamente la productividad, reducirás los costes, ahorrarás energía y espacio.

2. ¿Cuantos documentos tengo que imprimir?

Si tu rutina laboral es imprimir grandes cantidades de documentos, es indispensable que la multifuncional elegida tenga espacio suficiente en la bandeja de entrada y que además, la velocidad de impresión de la primera página sea alta. De lo contrario, si trabajas en un despacho pequeño en donde no se imprima demasiado, no hará falta contar con una impresora profesional de éstas características, con una más sencilla será suficiente.

3. ¿Monocromo o color?

Por lógica, el precio de una multifuncional a color es superior a una impresora monocromo. Queda muy bonito imprimir a color aunque realmente, hay que analizar si es necesario. Si trabajas en algún departamento de diseño gráfico, por supuesto que debes inclinarte por esta opción pero, como como mencionamos, si imprimes básicamente letra, mejor escoger una multifunción monocromo: ahorraras en consumibles y sustos innecesarios a final de mes.

4. ¿Debo incorporar un software de gestión documental?

Si lo que te interesa es inducir a impresiones a doble cara, digitalizar documentos como facturas o albaranes, controlar impresiones innecesarias en color y direccionar trabajos de grandes volúmenes hacia equipos con los costes más bajos de mantenimiento, entonces sí, te recomendamos adquirir un software de gestión documental.

5. ¿Qué tamaño quiero imprimir?

Lo ideal seria disponer de una multifunción que permitiera tamaños de papel en A3 y A4 pero el coste de alquiler de una fotocopiadora A3, es  diferente, así pues, si no lo es lo que necesitas, con una impresora en A4 será más que suficiente.

6. ¿Necesito Wifi?

Disponer de conexión inalámbrica integrada en tu impresora es una ventaja ya que ayuda a simplificar los procesos de trabajos. Por ejemplo, desde tu móvil y/o tableta puedes mandar a imprimir un documento que te acaban de mandar desde alguna aplicación de mensajería y de esta manera, ahorras tiempo y recursos. Puedes imprimir desde cualquier lugar sin cables e incluso enviando un e-mail a una dirección concreta ¿No te parece genial esta opción?

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