Las ventajas de apostar por el outsourcing de impresión

 

 

La eficiencia es uno de los objetivos de la gestión de una empresa y, precisamente, entre las ventajas de apostar por el outsourcing de impresión destaca la optimización de los recursos de una compañía. También podemos destacar otros beneficios como la mejora de la productividad, el control y el ahorro de costes.

Hoy en día se incide mucho en la importancia de la gestión de datos, de la seguridad y del almacenamiento. Son cuestiones que afectan directamente a la gestión. En ese entorno, la externalización de los servicios de impresión permite que las empresas se despreocupen de todas las cuestiones relacionadas con el parque de impresoras y se limiten a realizar el pago por página.

Es más, los procesos de digitalización han impulsado las alternativas de outsourcing para las empresas. La filosofía de confiar a profesionales la gestión de determinadas áreas se ha consolidado como una de las opciones para mejorar la eficiencia general de una organización. En ese marco, la externalización del parque de impresoras ha cobrado fuerza. Las empresas han descubierto los beneficios que les reporta el sistema.

¿Cuáles son las ventajas de apostar por el pago por página?

1. Control de costes de impresión

Gracias a la externalización de la gestión de impresión de una empresa se mejora el control de los costes de impresión. Esta mejora se produce porque el parque de impresoras se gestiona de una manera centralizada y se dispone de forma estratégica, en función de las necesidades de cada departamento. Además, al estar todo centralizado, se controlan los volúmenes generados en cada una de las zonas al mismo tiempo que eliminamos los costes técnicos de mantenimiento y reparación.

2. Se mejora la eficiencia

Al realizar un estudio de las necesidades de la empresa, se dispone de manera estratégica todo el parque de impresoras y se establece un sistema centralizado de control. El estudio ofrece la información que permite optimizar la gestión de impresión de la compañía.

3. No exige una inversión inicial

Con la externalización de los servicios de impresión, las empresas disponen de los equipos que precisan sin necesidad de invertir en la compra de los mismos. El único coste que tienen es el pago por página y pueden ajustarse a los diferentes planes que se ofertan en función del volumen de impresiones.

4. Tecnología avanzada

La empresa dispone de equipos de última generación que ofrecen una calidad óptima y rapidez, de manera que mejora su imagen al tiempo que su productividad.

5. Se eliminan los costos ocultos

A veces las organizaciones no son conscientes del coste real que les suponen las impresiones que realizan. Los conocemos como costes ocultos de las empresas. En cambio, gracias al outsourcing de impresión, la empresa dispone al detalle de toda la información, sin sorpresas añadidas. Sabe perfectamente lo que le cuestan las impresiones que se realizan.

6. Despreocupación de los consumibles

Con la externalización de las impresiones y las fotocopias, la compañía no tiene que preocuparse de disponer de un stock de consumibles para su equipo, puesto que es la empresa proveedora quien se ocupa de todas estas gestiones y asume las tareas de preparar el equipamiento para su uso inmediato y continuado en el tiempo.

7. Equipo técnico de confianza

Las empresas que ofrecen estos servicios se ocupan de todo el mantenimiento técnico de los equipos. De esta manera, si una máquina no funciona correctamente o se estropea, enseguida es reemplazada por otra nueva. La empresa no se ve obligada a parar su trabajo y puede desarrollar su funcionamiento con total normalidad. Además, tampoco se ocupa de los costes de reparación.

Estas son algunas de las ventajas que ofrece el outsourcing de impresión para las empresas. En un entorno como el actual, debemos adoptar acciones que velen por la productividad y la competitividad de cada organización. El pago por página, también conocido como pago por copia, es una solución idónea para optimizar los recursos, ganar rapidez y mejorar el control de los costes de funcionamiento.

Cada vez son más las empresas que optan por este tipo de sistemas para mejorar su posicionamiento en el mercado y centrarse en su objetivo de negocio. Cuánto más atención se preste a las cuestiones que favorecen el crecimiento, mejor funciona una organización. Es importante, por tanto, minimizar el impacto de las tareas administrativas y aprovechar las ventajas de la tecnología para optimizar los recursos disponibles.

Así las cosas, son muchas las ventajas de apostar por el outsourcing de impresión, una de las tendencias más actuales tanto en grandes empresas como en pequeñas firmas comerciales. El tamaño no es importante, porque las proveedoras de estos servicios se ajustan a las necesidades de cada mercantil.

 

¿Qué debes tener en cuenta antes de alquilar una impresora? – 6 puntos a tener en cuenta

Si estás interesado en alquilar una impresora profesional, deberás tener en cuenta estos 7 factores que, con certeza, te ayudarán a tomar la decisión más acertada:

1. ¿Impresora sencilla o multifunción?

Sin lugar a dudas, la mejor opción siempre es la multifunción ya que, todas las funciones básicas necesarias en una oficina, están integradas en un sólo equipo. Utilidades como el escáner, fotocopiadora, gestión documental, fax, wifi, email, lectores de USB, posibilidad de imprimir a doble cara, unificadas en un sólo terminal reemplazando a cuatro equipos a la vez, ocupando menos espacio y utilizando menos cables. Con la impresora multifunción aumentarás rápidamente la productividad, reducirás los costes, ahorrarás energía y espacio.

2. ¿Cuantos documentos tengo que imprimir?

Si tu rutina laboral es imprimir grandes cantidades de documentos, es indispensable que la multifuncional elegida tenga espacio suficiente en la bandeja de entrada y que además, la velocidad de impresión de la primera página sea alta. De lo contrario, si trabajas en un despacho pequeño en donde no se imprima demasiado, no hará falta contar con una impresora profesional de éstas características, con una más sencilla será suficiente.

3. ¿Monocromo o color?

Por lógica, el precio de una multifuncional a color es superior a una impresora monocromo. Queda muy bonito imprimir a color aunque realmente, hay que analizar si es necesario. Si trabajas en algún departamento de diseño gráfico, por supuesto que debes inclinarte por esta opción pero, como como mencionamos, si imprimes básicamente letra, mejor escoger una multifunción monocromo: ahorraras en consumibles y sustos innecesarios a final de mes.

4. ¿Debo incorporar un software de gestión documental?

Si lo que te interesa es inducir a impresiones a doble cara, digitalizar documentos como facturas o albaranes, controlar impresiones innecesarias en color y direccionar trabajos de grandes volúmenes hacia equipos con los costes más bajos de mantenimiento, entonces sí, te recomendamos adquirir un software de gestión documental.

5. ¿Qué tamaño quiero imprimir?

Lo ideal seria disponer de una multifunción que permitiera tamaños de papel en A3 y A4 pero el coste de alquiler de una fotocopiadora A3, es  diferente, así pues, si no lo es lo que necesitas, con una impresora en A4 será más que suficiente.

6. ¿Necesito Wifi?

Disponer de conexión inalámbrica integrada en tu impresora es una ventaja ya que ayuda a simplificar los procesos de trabajos. Por ejemplo, desde tu móvil y/o tableta puedes mandar a imprimir un documento que te acaban de mandar desde alguna aplicación de mensajería y de esta manera, ahorras tiempo y recursos. Puedes imprimir desde cualquier lugar sin cables e incluso enviando un e-mail a una dirección concreta ¿No te parece genial esta opción?

¿Cómo usar la función fax en tu impresora? – Guía rápida para aprender a usar esta función

Aunque ya ha perdido trascendencia como medio de transmisión de información, el fax sigue siendo utilizado, especialmente en las empresas. Con esta función integrada en un equipo de uso cotidiano como la impresora, es más práctico y fácil enviar y recibir documentos por fax.

Registro de destinatarios

Al igual que en la agenda de nuestro celular, en el modo fax de una impresora multifuncional, se pueden registrar los números de fax en la memoria interna del equipo. De esta manera el marcado se hace más sencillo.

Además, también es posible hacer marcación por grupo, lo cual permite enviar el mismo documento a distintos destinatarios en una sola operación. Entra aquí para ver los pasos del registro.

Envío y recepción de faxes

La recepción de documentos, depende del modo de conexión. Si la impresora se conectó directamente a la entrada de la línea telefónica, el fax se imprimirá automáticamente, basta con que haya abastecimiento de papel.

Si la conexión está asociada a un teléfono fijo, este sonará cuando llegue un fax. Podremos identificarlo por un sonido específico o tono de fax. En contestadores automáticos también se puede hacer la configuración para la recepción.

En cuanto al envío, se puede hacer desde la impresora o mediante el software de controlador en una computadora (Windows/Mac). Para hacer el envío directamente desde la impresora, sigue los siguientes pasos:

  • Comprueba que la impresora esté encendida y en línea.
  • Pulsa el botón “Fax”. La pantalla indicará el modo de espera.
  • Coloca el documento en el cristal del escáner o en el alimentador automático.
  • Ajusta el contraste y la resolución de escaneado según sea necesario.
  • Utiliza los botones numéricos para marcar el número de fax/teléfono del destinatario.
  • Finalmente, pulsa el botón “Color” o “Negro” según sea el caso.
  • La impresora comenzará a escanear el documento.

¿Que beneficios tiene el alquilar fotocopiadoras? – 4 ventajas que tu empresa tendrá

Alquilar fotocopiadoras profesionales puede ser fuente de beneficios para tu empresa, ya seas una PYME o una multinacional, ya que comprar este tipo de artículos de tecnología pueden suponer un gasto elevado, sin embargo tienen una fuerte implantación en el mundo de la empresa.

¿Pero qué es eso del outsourcing o alquiler? Se trata de un modelo de financiación que supone un ahorro importante, a diferencia de modelos como los préstamos y el leasing, en los que más allá de la cuota mensual es necesario pagar comisiones, mantenimiento, reparación, seguros y otros, con el alquiler es suficiente con pagar una cuota fija mensual que incluye todos los servicios.

El alquiler de un bien a cambio de una cuota fija mensual, además del uso del producto también incluye una serie de servicios complementarios, por eso alquilar una fotocopiadora profesional puede ser una buena solución en lo que se refiere a averías, ya que nosotros contamos con profesionales certificados.

Los beneficios de alquilar fotocopiadoras son muchos, aquí te nombramos algunos:

  • El sector de las fotocopiadoras profesionales, como la mayoría de artículos tecnológicos, es un sector en constante evolución. Es fácil que una fotocopiadora quede obsoleta con el tiempo, lo cual implicaría una necesidad de renovación. Gracias al alquiler podemos contar siempre con un modelo actual en nuestra oficina sin necesidad de desembolsar una gran cantidad de dinero cada cierto tiempo para poder adaptarnos a los rápidos cambios del sector.
  • El alquiler de fotocopiadoras es un gasto fiscalmente deducible tanto para las empresas como para personas físicas con actividad económica. Además, la cuota fija del alquiler se registra en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
  • Mejora la liquidez de la empresa, gracias a que los pagos se reparten a lo largo de la operación en lugar de al principio como sería en el caso de la compra. De esta forma mantenemos la liquidez en buen estado y disfrutamos de fotocopiadoras de última generación sin necesidad de endeudarnos.
  • Con el alquiler de fotocopiadoras también conseguimos externalizar una serie de servicios como el mantenimiento o los seguros, de forma que podemos destinar la totalidad de nuestros recursos humanos a otras tareas que realmente añadan valor a la empresa y generen negocio.

En definitiva, el alquiler de fotocopiadoras profesionales ofrece un sinfín de ventajas a empresas de todos los tamaños. Tantas ventajas económicas, técnicas, fiscales, financieras como de recursos humanos. Olvídate de desembolsar grandes cantidades de dinero y tener que estar pendiente por la actualización y reparación de tus equipos ¡Alquílalo y olvídate!

¿Por qué alquilar equipos de impresión? – Beneficios del alquiler de equipos de impresión

Muchas veces la difícil decisión entre comprar o alquilar, complica la optimización de recursos y la buena gestión de las finanzas en la empresa, por lo que una mala decisión puede conllevar pérdidas significativas.
Estos son los beneficios de contratar el servicio de alquiler de impresoras:

1. PRESUPUESTO.
Todos los usuarios permitidos podrán operar los equipos de impresión por una cuota mensual justa que se definirá según los requerimientos de impresión de la empresa, siendo posible ajustar el monto acorde a la variación de la demanda de impresiones.

2. NO HAY DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS. Sólo se deberá tener en cuenta la cuota mensual acordada.

3. FÁCIL GESTIÓN DE COSTOS. Permite gestionar, modificar y optimizar el uso, además de mantener los costos al mínimo y mejorar los procesos de toma de decisiones.

Ahorra costes en material de oficina: renting de impresoras para PYMES y otras ventajas

Año nuevo, hora de invertir en la empresa para mejorar los procesos. Enero es un mes de propósitos, de poner sobre la mesa nuevas ideas, proyectos y dotarlo a todo de mucha ilusión y motivación para sacarlo adelante.

Mejorar los procesos también incluye la renovación del material que nos simplifique la vida entre de los espacios de trabajo y, sobre todo, que aumente la productividad del equipo y le facilite estar centrado en las cosas realmente importantes. Un equipo multifunción tiene mucho que ver en ello. Lejos quedan esos años en los que había que esperar a que los otros compañeros terminasen de imprimir para mandar nosotros nuestros documentos a la cola o había una persona dedicada a fotocopiar («el chico de las fotocopias») para agilizar el trabajo del resto de compañeros.

Si estás en esta tesitura, seguro que te has preguntado qué modelo de impresora se adecua mejor al momento que atraviesa tu compañía y si realmente merece la pena comprar o alquilar.

El renting de impresoras en las PYMES siempre es una opción que debes tener en cuenta. Tener el acceso a la mejor tecnología puede acarrear un gran desembolso si se quiere adquirir el producto completamente nuevo, sin embargo, el renting o alquiler da un respiro considerable para la empresa que lo contrata, dado que simplemente paga una cuota fija mensual que incluye todos los servicios y eso incluye el mantenimiento, soporte técnico y reparaciones.

Ventajas económicas del renting de impresoras para PYMES

  • No necesitas invertir una gran cantidad de dinero inicial en comprar una máquina o impresora nueva, simplemente pagas por el uso.
  • Al alquilarlo, si la impresora llega al final de su vida útil, simplemente la empresa que con la que contrates el renting se encarga de sustituirla por una nueva máquina. Nada de preocupaciones.
  • Es un gasto fiscalmente deducible, y puedes recuperar el l IVA correspondiente cada trimestre.
  • Al ser un pago mensual y no un desembolso inicial, evitas que el gasto aparezca en el balance de la sociedad como inmovilizado.
  • Se eliminan todos los gastos variables, de mantenimiento, suministros… El pago mensual incluye esos extras que si compras la impresora multifunción no sabes a cuánto ascenderán a final de mes y además te olvidas de preocuparte en caso de averías o dudas de funcionamiento porque la empresa de renting se ocupa de ello.

Ventajas técnicas del renting de un equipo multifunción

  • Gracias al renting siempre contamos con las máquinas de última generación. Ello aporta a nuestra empresa una imagen corporativa de innovación y actualidad.
  • Ante cualquier fallo o avería rápidamente la empresa manda un profesional a solucionar el problema ya sea arreglando el error o incorporando una nueva máquina para la empresa. Nunca afectará a la rutina de trabajo y a las obligaciones. Eso hará que siempre llegues a tiempo con los encargos de tus clientes.
  • Pagas solo por lo que imprimes o copia. Tu asesor te ayudará a elegir el mejor modelo en función del consumo de copias de tu empresa y así optimizarás tu factura a final de mes.